Elektroniczny obieg dokumentów – idealne rozwiązanie dla każdej firmy!
25 października 2022Temat elektronicznego obiegu dokumentów w Polsce dopiero raczkuje. Niemniej jednak, z roku na rok znajduje się coraz to więcej firm, które chcą inwestować w tego typu rozwiązania. Są one bowiem wygodne i zapewniają nam w pełnym stopniu automatyzacje bardzo ważnego sektora działalności każdej z firm. Jeśli więc pragniemy mieć wszystkie dokumenty w jednym miejscu, nadawać odpowiednie prawa użytkownikom do ich dostępu i swobodnie wymieniać dokumenty w bezpiecznym środowisku – oto rozwiązanie, po które najbardziej warto sięgnąć w dzisiejszych czasach. Sprawdźcie sami!
Elektroniczny obieg dokumentów – czym właściwie jest?
Aby dobrze zrozumieć działanie tego środowiska programistycznego, trzeba omówić je. W dużym uproszczeniu, elektroniczny obieg dokumentów to zamknięte środowisko internetowe, do którego mają dostęp wyłącznie uprawnione osoby z naszej firmy. Dzięki temu, możemy w bardzo prosty sposób zapewnić sobie dostęp do wszystkich dokumentów, które spływają z konkretnych obszarów działalności naszej firmy. Dokumentacja może trafiać zarówno do wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do panelu, jak i możemy dzielić dostępy do dokumentacji przykładowo dla konkretnych działów, które zajmują się różnymi aspektami naszej działalności.
Plusy wyboru elektronicznego obiegu dokumentów
Jeśli chodzi o kwestie, które powinny nas przekonać do wyboru takiego rozwiązania to oczywiście bezpieczeństwo dokumentów. Doskonale wiemy, jak kruchym zabezpieczeniem jest poczta prywatna, przez którą przechodzą różne dokumenty naszej firm, bądź innych firm. Skutkiem tego, problem z wypływaniem poufnych dokumentów może mieć każda firma, która przez e-maile przeprowadza istotne dla siebie i swoich klientów dokumenty.
Odpowiedzią na nasze potrzeby jest elektroniczny obieg dokumentów¸ który zapewnia nam własne, bezpieczne środowisko do wrzucania i wymieniania dokumentów między odpowiednimi osobami, które mają dostęp do panelu użytkownika. Dzięki tak prostemu rozwiązaniu, minimalizujemy możliwość wypłynięcia dokumentów, które dla naszej firmy mają kolosalne znaczenie.
Czy więc warto polecić elektroniczny system dokumentów?
Jeśli nasza firma potrzebuje swobodnego i bezpiecznego miejsca do wymiany dokumentów to tak. Im większa firma, tym takie środowisko jest bardziej przydatne, ponieważ pozwala nam ono uchronić się przed wszelkimi zagrożeniami i ewentualnymi błędami pracowników, w kwestii wysyłki ważnych dokumentów w złe miejsce.